Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung
Vybe Events (BSP Events UG, haftungsbeschränkt)

Stand: Juni 2025

1. Verantwortliche Stelle und allgemeine Hinweise

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
BSP Events UG (haftungsbeschränkt)
Breitscheidstraße 66 E
16321 Bernau bei Berlin
Deutschland
Whatsapp: 01622 863519
E-Mail: info@vybe-events.de

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für alle Dienste, Angebote und Inhalte, die von Vybe Events unter https://vybe-events.de bereitgestellt werden, einschließlich aller Unterseiten, Formulare und eingebetteten Social-Media-Komponenten.

2. Geltungsbereich und Grundsätze der Datenverarbeitung

Geltungsbereich
Diese Erklärung gilt für alle Vorgänge der Datenverarbeitung durch Vybe Events, soweit personenbezogene Daten von Webseitenbesucher:innen, Kund:innen und Interessent:innen betroffen sind.

Datenschutzgrundsätze
Wir verpflichten uns, personenbezogene Daten gemäß den Grundsätzen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu verarbeiten. Wesentliche Grundsätze sind:

Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz (Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Zweckbindung: Erhebung nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Datenminimierung: Erhebung nur der Daten, die für den Zweck erforderlich sind (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Richtigkeit: Gewährleistung der Daten­richtigkeit und Aktualität (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Speicherbegrenzung: Speicherung nur so lange, wie es der Zweck erfordert (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Integrität und Vertraulichkeit: Gewährleistung von angemessenem Schutz durch technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO)

3. Kategorien personenbezogener Daten und Verarbeitungszwecke

3.1 Zugriffsdaten und Hosting

Wenn Sie unsere Website abrufen, übermittelt Ihr Browser automatisch Daten an den Webserver unseres Hosting-Anbieters (IONOS by 1&1). Diese so genannten Server-Logfiles enthalten u. a.:

IP-Adresse (ggf. in anonymisierter Form)

Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Name und URL der abgerufenen Datei

Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)

verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem

übertragene Datenmenge

Zweck der Verarbeitung: Sicherheit und Stabilität des Betriebs der Website, Abwehr von Angriffen, Missbrauchserkennung, Optimierung unseres Angebots.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien und sicheren Betrieb).

3.2 Kontaktaufnahme (E-Mail, Kontaktformular)

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das auf der Website integrierte Kontaktformular Anfragen senden, werden Ihre Angaben aus der E-Mail/den entsprechenden Formularfeldern inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Erhobene Daten:

Name (freiwillig)

E-Mail-Adresse

Betreff/Nachrichtentext

Telefonnummer (freiwillig, wenn Sie diese angeben)

Datum und Uhrzeit der Anfrage

ggf. IP-Adresse (nur im Rahmen der automatisierten Formularbearbeitung)

Zweck der Verarbeitung: Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage und etwaige Nachverfolgung (Kundenservice).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, wenn Sie uns die Daten freiwillig mitteilen) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung berechtigter Anfragen).
Speicherdauer: Bis zum Ende gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder Widerruf/Erledigung der Anfrage.

3.3 Newsletter-Anmeldung

Sofern Sie sich für unseren Newsletter registrieren, erheben wir Ihre E-Mail-Adresse. Optional können Sie Ihren Vor- und Nachnamen angeben.

Verarbeitete Daten:

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

Vor- und Nachname (freiwillig)

Datum und Uhrzeit der Anmeldung

IP-Adresse des Anmeldenden (nur zur Verhinderung von Missbrauch, z. B. Double-Opt-In-Verfahren)

Zweck der Verarbeitung: Versand von Newslettern mit Informationen zu unseren Veranstaltungen, Workshops und Angeboten.
Rechtsgrundlage:

Anmeldung per Double-Opt-In: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Versand bis Widerruf: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, wenn Sie an ähnlichen Angeboten interessiert sind, sofern Sie nicht widersprechen)

Verfahren: Wir arbeiten mit einem externen Versanddienstleister (z. B. Mailchimp, CleverReach oder vergleichbare Anbieter) zusammen. Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU oder des EWR verarbeitet. Details entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Widerrufsmöglichkeit: Jeder Newsletter enthält einen Link zum Abmelden. Sie können zudem jederzeit auch formlos per E-Mail an info@vybe-events.de widerrufen.

3.4 Social-Media-Plugins und Plattformen

3.4.1 Instagram-Einbindung („Instagram-Feed“)

Auf unserer Website ist ein Instagram-Feed integriert, der aktuelle Beiträge von @vybeevent automatisch anzeigt.

Art der Integration: Embedded iFrame bzw. Plugin, das von Instagram/Facebook bereitgestellt wird.

Erhobene Daten:

Durch Laden des Instagram-Feeds wird eine Verbindung zu den Instagram-Servern (Meta Platforms, Inc.) hergestellt. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Daten (Browser, Gerät, Datum/Uhrzeit) übertragen.

Instagram setzt ggf. eigene Cookies, um etwa Klick-Statistiken oder Login-Daten zu erfassen.

Zweck der Verarbeitung: Dynamische Einbindung aktueller Social-Media-Inhalte zur Steigerung der Nutzererfahrung und Interaktivität.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem visuellen Auftritt und Social-Proof).

Widerspruchsmöglichkeit: Sie können das Laden von Instagram-Inhalten durch Blockieren von Drittanbieter-Cookies oder durch entsprechende Browser-Erweiterungen unterbinden. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie den Datenschutzrichtlinien von Facebook/Instagram.

3.4.2 Weitere Social-Media-Links

Unsere Website enthält Links zu unseren Social-Media-Profilen auf Plattformen wie Facebook, TikTok, LinkedIn u. Ä.

Der Aufruf dieser Links führt Sie auf die jeweilige Drittanbieter-Seite; es findet ggf. eine Datenübermittlung an den jeweiligen Betreiber (z. B. Meta Platforms, Inc.; ByteDance Ltd.; LinkedIn Ireland Unlimited Company) statt.

Wir haben keinen Einfluss auf den Umfang und die weitere Nutzung der im Rahmen der Nutzung solcher Social-Media-Links erhobenen Daten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter.

3.5 Cookies und vergleichbare Technologien

Was sind Cookies?
Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Endgerät (PC, Smartphone, Tablet) gespeichert werden und verschiedene Informationen speichern können, z. B. Benutzerpräferenzen oder Session-IDs.

3.5.1 Notwendige Cookies

Diese Cookies sind zwingend erforderlich, um die Grundfunktionen der Website zu ermöglichen (z. B. Login, Warenkorb, Navigation).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technisch notwendiger Funktionalität).

3.5.2 Statistik-/Analytic-Cookies (optional)

Wir verwenden Google Analytics (bzw. eine datenschutzkonforme Alternative) zur anonymisierten Auswertung der Nutzung unserer Website, wenn Sie zuvor Ihre Einwilligung erteilt haben.

Erhobene Daten: Anonymisierte bzw. pseudonymisierte Nutzungsdaten, unter anderem:

Welche Seiten aufgerufen wurden

Verweildauer

Absprungrate

Technische Details (Browser, Gerätetyp, Betriebssystem)

Zweck der Verarbeitung: Verbesserung unseres Online-Angebots, Erkennen von Nutzungsgewohnheiten, Optimierung der Usability.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Widerrufsmöglichkeit: Über das Cookie-Banner (Cookie-Einstellungen) können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

3.5.3 Marketing-Cookies (optional)

Derzeit setzen wir keine Marketing-Cookies ein. Sollte sich dies künftig ändern, werden sie nur nach expliziter Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingebunden.

4. Verarbeitungstätigkeiten im Detail

4.1 Anfragen und Buchungen von Workshops/Events

Wenn Sie eine Buchungsanfrage oder Informationsanfrage zu unseren Workshops, Events oder Dienstleistungen stellen, verarbeiten wir folgende Angaben:

Name, Vorname

E-Mail-Adresse

Telefonnummer

ggf. Adresse (wenn versandrelevante Unterlagen nötig sind)

Gewünschte Workshop-/Event-Details (Datum, Art des Workshops, Teilnehmerzahl)

Weitere freiwillige Angaben (z. B. besondere Wünsche, Allergien bei Workshops mit Verpflegung)

Zweck: Planung, Organisation und Durchführung der angeforderten Workshop-/Event-Leistungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, um die Anfrage ordnungsgemäß zu bearbeiten).
Speicherdauer:

Bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Unterlagen: 10 Jahre).

Darüber hinaus, solange Vertragsbeziehung bzw. Betreuung andauert.

4.2 Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung

Für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Buchführung verarbeiten wir:

Name, Anschrift, ggf. Rechnungsanschrift

Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Bankverbindungen (für SEPA-Lastschriftverfahren oder Zahlung per Überweisung)

Auftragsinformationen (Leistungsumfang, Preis, Datum)

Zweck: Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Pflichten, Dokumentation und Nachweis bei Finanzbehörden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen aus Steuer- und Handelsrecht).
Speicherdauer: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchführungsunterlagen gemäß § 257 HGB, § 147 AO).

4.3 Bewerbungen und Personal­auswahl

Sollten Sie sich auf eine ausgeschriebene Stelle oder ein Praktikum bei BSP Events UG bewerben, verarbeiten wir auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung bzw. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG folgende Daten:

Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift)

Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben

Gehaltsvorstellungen (freiwillig)

ggf. weitere freiwillige Angaben (z. B. Ehrenamt, Referenzen)

Zweck: Durchführung des Bewerbungsprozesses, Auswahl geeigneter Kandidat:innen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Speicherdauer:

Bis zu drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (gesetzliches Feedbackrecht nach § 15 AGG), sofern keine Einwilligung für längere Speicherung vorliegt.

Mit ausdrücklicher Einwilligung kann die Aufbewahrung für Stellenausschreibungen der nächsten 12 Monate erfolgen. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, woraufhin wir Ihre Daten umgehend löschen.

5. Weitergabe und Übermittlung von Daten

5.1 Dienstleister und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften notwendig ist. Externe Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Steuerberater, Versanddienstleister) erhalten nur die Daten, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Alle Dienstleister sind vertraglich als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO verpflichtet und haben technische sowie organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten nachgewiesen.

5.2 Externe Links, Social Media und Plattformen

Sofern Sie durch Klick auf verlinkte Angebote von Drittunternehmen (z. B. Instagram, Facebook, LinkedIn) auf deren Plattformen weitergeleitet werden, findet ein Datenaustausch zwischen Ihrem Browser und dem Drittanbieter statt. Weitere Informationen über Daten­verarbeitung durch diese Drittanbieter finden Sie in deren Datenschutzrichtlinien.

6. Cookies und Tracking-Technologien

Eine Übersicht der bei uns verwendeten Cookies und Tracking-Techniken finden Sie hier:

Cookie/Technologie

Zweck

Speicher­dauer

Rechtsgrundlage

Notwendige Cookies

Technische Grundfunktionen der Website (Session)

Sitzungsende oder max. 1 Jahr

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO

Cookie-Banner/CMS

Speicherung der Cookie-Einstellungen-Bestätigung

1 Jahr

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c/f DSGVO

Google Analytics (anonymisiert)

Auswertung der Websitenutzung, Statistiken zur Optimierung

14 Monate (Standard)

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO

Instagram-Widget

Anzeige von Instagram-Posts, Social-Media-Funktion

bis Browser-Close

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO

Hinweis zur Anonymisierung: In Google Analytics ist die IP-Anonymisierung („anonymizeIp“) standardmäßig aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse bereits beim Erheben innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union gekürzt wird.

7. Datensicherheit und technische Maßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu zählen unter anderem:

Verschlüsselung der Datenübertragung mit TLS (HTTPS)

Pseudonymisierung und Anonymisierung, wo immer möglich und sinnvoll

Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungskonzepte

Regelmäßige Sicherheitsaudits und Updates von Hard- und Software

Beschränkter physischer Zugang zu Servern und Büro-Räumlichkeiten

Unsere Mitarbeiter:innen und eventuelle Dienstleister sind auf das Datengeheimnis und die Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

8. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, zu welchen Zwecken, mit welchen Empfängern, wie lange die Daten gespeichert werden, auf welche Rechtsgrundlage wir uns stützen, ob Profiling stattfindet, und über die Herkunft Ihrer Daten (sofern nicht direkt von Ihnen erhoben).

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Sie können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschungsrecht („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen, insbesondere wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben (sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht), oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber statt Löschung eine Einschränkung wünschen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mittels automatisierter Verfahren erfolgt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) beruht, Widerspruch einlegen. Nach Ihrem Widerspruch werden wir die Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. für den Newsletter oder Google Analytics. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In Brandenburg ist die zuständige Behörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Postfach 60 401, 14404 Potsdam
Telefon: 0331 866 560
E-Mail: dsb@lda.brandenburg.de

Anfragen zu Betroffenenrechten und Auskünften richten Sie bitte schriftlich (per Post oder E-Mail) an:
BSP Events UG (haftungsbeschränkt)
Datenschutzbeauftragter
Breitscheidstraße 66 E
16321 Bernau bei Berlin
E-Mail: datenschutz@vybe-events.de (bzw. info@vybe-events.de, falls keine separate DSB-Adresse vorhanden)

Bitte beachten Sie, dass wir zur Überprüfung Ihrer Identität nach angemessenen Maßnahmen (z. B. Kopie eines Ausweisdokuments) fragen können, bevor wir Ihrer Anfrage nachkommen.

9. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks bzw. Ablauf der Speicherfristen werden die Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder gesperrt.

Anfragen, Buchungen, Verträge, Rechnungen: bis zu 10 Jahre (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Kontaktanfragen per E-Mail/Kontaktformular: bis zu 2 Jahre nach Bearbeitung bzw. Widerruf der Einwilligung oder Erledigung des Anliegens, sofern keine Geschäftsbeziehung entstanden ist.

Newsletter: bis zum Widerruf bzw. Austragung durch den/die Empfänger:in.

Bewerbungsunterlagen: 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt.

Server-Logfiles: bis zu 90 Tage, ggf. längere Speicherung, falls Sie gegen die Nutzung verstoßen oder rechtliche Ansprüche geltend gemacht werden.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder Änderungen unserer Dienstleistungen umzusetzen (z. B. bei Einführung neuer Services). Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website unter https://vybe-events.de/datenschutz einsehbar.

11. Besondere Hinweise zu Drittstaatenübermittlungen

Soweit wir Dienste Dritter (z. B. Marketing-Tools, E-Mail-Dienstleister, Speicherlösungen) nutzen, die Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen, versichern wir, dass vertraglich geeignete Garantien bestehen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, Privacy Shield-Äquivalenz oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften), um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Im Einzelfall weisen wir transparent darauf hin, wenn personenbezogene Daten in Drittländer übertragen werden.

12. SSL-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte (wie zum Beispiel Kontaktanfragen) eine SSL-Verschlüsselung. Sie erkennen dies daran, dass in der Adresszeile Ihres Browsers „https://“ steht.

Kontakt für datenschutzrechtliche Fragen
BSP Events UG (haftungsbeschränkt)
Datenschutzbeauftragter
Breitscheidstraße 66 E
16321 Bernau bei Berlin
E-Mail: info@vybe-events.de

Vielen Dank für Ihr Vertrauen in Vybe Events!